Quanto sai dei sistemi di gestione aziendale?

15 Maggio 2019

Sono obbligatori? Quali sono i vantaggi? Come definirli e quali sono i processi principali.

I sistemi di gestione aziendale sono solo una montagna di carta e burocrazia o portano un effettivo valore aggiunto e garanzie alla tua azienda? Dipende qual è l’approccio, se cioè è serio, organizzato e responsabile. In generale, questi sistemi servono a chiarire quello che si vorrebbe fare in merito ad un certo aspetto dell’attività aziendale, mettere in pratica queste intenzioni e continuare a controllare questo meccanismo virtuoso, per ottimizzarlo e, se possibile, migliorarlo.

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Qui di seguito andiamo ad esaminare alcuni Sistemi di Gestione Aziendale per capirne i percorsi di attuazione, i vantaggi e i costi che devi affrontare per la loro certificazione.

I vantaggi di un Sistema di Gestione Salute e Sicurezza

soluzioni srl sistemi di gestione aziendale

 

Per un Sistema di Gestione Salute e Sicurezza efficace e di successo vanno coinvolti da subito tutti i responsabili interni (Preposti) e la Direzione, che dev’essere motivata e parte in causa nel processo di definizione e messa in atto del sistema.

È una scelta dell’azienda, non un obbligo, decidere di certificare il proprio Sistema di Gestione Salute e Sicurezza dopo averlo implementato (in conformità ai requisiti della norma, la UNI ISO 45001:2018 che ha sostituito la OHSAS 18001).

 

 

Adottare e certificare un Sistema di Gestione Salute e Sicurezza porta diversi vantaggi:

  • ti tutela come datore di lavoro;
  • aumenta la fiducia da parte della pubblica amministrazione;
  • offre più garanzie ai tuoi Clienti, sia in termini di responsabilità sociale d’impresa che di rispetto degli impegni assunti;
  • per la comunicazione verso l’esterno: puoi presentare la tua azienda come “sostenibile”
  • riduce i costi della sicurezza dovuti a infortuni o incidenti;
  • riduce i costi dei premi assicurativi (puoi accedere, annualmente, allo sconto INAIL denominato “oscillazione per prevenzione modello OT24”);
  • esenzione dalla responsabilità amministrativa degli enti DL.vo 231/01.

 

Salute e Sicurezza: quali sono i principali processi

Definire una politica salute e sicurezza aziendale vuol dire stabilire obiettivi misurabili da revisionare periodicamente. In questo modo potrai capire se le azioni messe in atto siano sufficienti o se serve intervenire e correggere il tiro con delle modifiche.

La Direzione ha la responsabilità di definire ruoli e responsabilità, oltre che organizzare la formazione del personale.

I principali processi di un Sistema di Gestione Salute e Sicurezza sono:

  • valutazione dei rischi;
  • controllo operativo dei pericoli e dei rischi;
  • controlli sull’acquisto di beni e servizi;
  • controllo sui fornitori e visitatori nei luoghi di lavoro;
  • preparazione e risposta alle emergenze;
  • valutazione delle prestazioni e miglioramento continuo.
  • gestione delle non conformità, infortuni e quasi infortuni, azioni correttive e preventive;
  • gestione delle risorse materiali e umane;
  • gestione della documentazione e delle registrazioni.

Un’azienda con una buona conformità ai requisiti obbligatori (D.Lgs. 81/2018), ha una copertura quasi totale dei requisiti della norma UNI ISO 45001:2018. Serve perciò solo documentare e automatizzare alcuni processi per essere pronti a richiedere la certificazione in tempi relativamente brevi (6-8 mesi).

 

I vantaggi di un Sistema di Gestione Ambientale

Come per Salute e Sicurezza, è volontaria anche la decisione di certificare il Sistema di Gestione Ambientale dell’azienda (norma di riferimento è la UNI EN ISO 14001:2015).

I principali vantaggi legati all’adozione e certificazione di un Sistema di Gestione Ambientale sono:

  • garanzia della conformità ai requisiti obbligatori;
  • la tutela del datore di lavoro;
  • fiducia da parte della pubblica amministrazione;
  • garanzie verso i propri clienti, sia in termini di responsabilità sociale d’impresa che di rispetto degli impegni assunti;
  • di comunicazione verso l’esterno: puoi parlare di azienda “sostenibile;
  • riduzione dei costi ambientali dovuti a multe o incidenti;
  • esenzione dalla responsabilità amministrativa degli enti d.lgs. 231/01.


Gestione Ambientale:
i principali processi

Definire e mettere in atto un Sistema di Gestione Ambientale richiede: coinvolgimento delle funzioni aziendali (Preposti e Dirigienti), ruoli, responsabilità, formazione, obiettivi e misurazione dell’efficacia delle azioni.

soluzioni srl sistemi di gestione aziendale

 

I principali processi di un Sistema di Gestione Ambientale sono:

  • valutazione degli aspetti e impatti ambientali;
  • controllo operativo degli aspetti ambientali significativi;
  • controlli sull’acquisto di beni e servizi;
  • controllo sui fornitori e visitatori nei luoghi di lavoro;
  • preparazione e risposta alle emergenze;
  • valutazione delle prestazioni e miglioramento continuo.
  • gestione delle non conformità, incidenti e quasi incidenti, azioni correttive e preventive;
  • gestione delle risorse materiali e umane;
  • gestione della documentazione e delle registrazioni.

Un’azienda con una buona conformità ai requisiti obbligatori (DL.vo 152/2006 Testo unico ambiente e altre leggi ambientali applicabili), ha una copertura quasi totale dei requisiti della norma UNI EN ISO 14001. Anche qui, si tratta solo di documentare e automatizzare alcuni processi per essere pronti a richiedere la certificazione in tempi relativamente brevi (6-8 mesi).

Sistema di gestione integrato salute e sicurezza e ambientale

Mettere in atto un Sistema di Gestione Integrato Salute, Sicurezza e Ambiente è raccomandato a tutte le organizzazioni per questi motivi:

  • i Sistemi Salute, Sicurezza e Ambiente, anche se basati su requisiti legislativi e norme diversi, sono completamente sovrapponibili. Si parla infatti di sistemi HSE (Health, Safety, Environmental System);
  • le aziende con basso impatto ambientale hanno la tendenza a trascurare e/o sottovalutare questi aspetti. Questo può determinare delle non conformità normative e/o maggiori costi ambientali;
  • un Sistema di Gestione Salute, Sicurezza e Ambiente Integrato offre solide basi per la successiva implementazione di un Sistema di Gestione Qualità.

I costi per la certificazione si dividono in:

  • di implementazione del sistema: interni (impegno di risorse aziendali) e di consulenza;
  • di certificazione: variano in base all’organismo di certificazione scelto (molti propongono offerte forfettarie per la certificazione di entrambi i sistemi e programmano audit congiunti).

I vantaggi di un Sistema di Gestione Qualità

Certificare il Sistema di Gestione Qualità della tua azienda, dopo averlo definito e messo in atto in conformità ai requisiti della norma (UNI ISO 9001:2015), è una decisione volontaria.

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Implementare un Sistema di Gestione Qualità coinvolge tutti i processi aziendali interni (eccetto quello amministrativo) e in outsourcing, quindi è bene sollecitare da subito le funzioni responsabili. La Direzione è responsabile della mappatura dei processi aziendali e dell’attuazione del Sistema Gestione Qualità.

 

 

 

 

I principali vantaggi di un Sistema di Gestione della Qualità sono:

  • agevola i processi decisionali;
  • una maggiore chiarezza dei ruoli e dei compiti;
  • garanzie verso i propri Clienti in termini di rispetto degli impegni assunti;
  • garanzia della conformità ai requisiti obbligatori di prodotto;
  • riduce i costi dovuti alla minore qualità dovuti alla non conformità del materiale in ingresso, a carenze nel passaggio di informazioni e/o di controlli di processo e finali;
  • nella comunicazione verso l’esterno, l’azienda si può presentare come “certificata”.

Sistema di Gestione Qualità: i principali processi

La Direzione definisce periodicamente obiettivi misurabili, da verificare periodicamente per capire se le azioni messe in atto per il loro raggiungimento siano sufficienti o siano necessarie delle modifiche. Responsabilità della Direzione è, anche in questo caso, definire ruoli, responsabilità e destinare risorse alla formazione del personale.

I principali processi aziendali sono:

  • Processi relativi al cliente;
  • Processo di approvvigionamento;
  • Processo di progettazione;
  • Processo di produzione ed erogazione di servizi.

Tra i processi di supporto i principali sono:

  • Processo di valutazione delle prestazioni e miglioramento continuo.
  • Gestione delle non conformità e dei reclami;
  • Gestione delle risorse materiali e umane;
  • Gestione della documentazione e delle registrazioni.

Alcune procedure e processi saranno comuni ai sistemi salute e sicurezza e ambiente, tuttavia il sistema gestione qualità è di norma gestito da un referente diverso da quello che si occupa del sistema salute, sicurezza e ambiente.

Certificazione qualità: quali sono i costi

I costi per la certificazione qualità si suddividono in costi di implementazione del sistema e costi di certificazione. I primi sono interni e di consulenza, i secondi variano in base all’organismo di certificazione.

Gli organismi di certificazione tendono a mantenere distinti gli audit salute, sicurezza e ambiente dagli audit qualità. È possibile tuttavia, per le aziende di piccole dimensioni, chiedere che almeno gli audit di sorveglianza siano congiunti al fine di ridurre il numero di giorni di audit/anno e i costi per il personale impegnato.

Quando la certificazione di un sistema di gestione è obbligatoria?

Quando è un requisito contrattuale, oppure nelle gare d’appalto, in cui in alcuni casi la certificazione garantisce un punteggio superiore rispetto a chi non l’ha adottata.

Sistemi di gestione: perché affidarsi a Soluzioni Srl

Ecco quello che possiamo fare per la tua azienda in questo ambito:

Consulenza per lo sviluppo del sistema:

  • definizione della politica aziendale
  • definizione degli organigrammi e dei mansionari
  • procedure di gestione (richieste dalle norme di riferimento)
  • supporto nello sviluppo delle procedure operative e degli strumenti di controllo operativo (istruzioni di processo, gestione near miss, gestione dispositivi di protezione, gestione imprese esterne, gestione rifiuti, gestione depuratore, …)
  • supporto nella compilazione del registro delle prescrizioni legali applicabili e dello scadenziario

Audit di prima (interni) e seconda (sui fornitori) parte sui requisiti legali (normativi) e di sistema.

Formazione sul sistema di gestione aziendale e di consapevolezza del ruolo.

Assistenza durante la certificazione da parte dell’organismo accreditato scelto dall’azienda.

 

> Contattaci subito se sei interessato a una consulenza sui sistemi di gestione aziendale.

Barbara De Rui

Barbara De Rui

RSPP – Specialista nel campo della sostenibilità: Salute e Sicurezza, Ambiente, Sistemi Qualità, Responsabilità sociale.
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